Cómo aumentar la productividad personal diaria

En el acelerado estilo de vida moderno, suele requerirse que las personas estén constantemente concentradas en completar distintas tareas, no sólo con fines académicos o profesionales, sino incluso para dar seguimiento a objetivos personales como ejercitarse, dedicar más tiempo a aprender nuevas habilidades o leer más. Es por esta necesidad permanente de lidiar con actividades que pueden ser muy distintas entre sí en períodos muy cortos que una organización efectiva del tiempo se ha vuelto indispensable para entender la idea de la productividad, puesto que en muchos casos se orilla a los individuos a dedicar tiempo que tradicionalmente no se dedicaría a cierto tipo de actividad a una actividad distinta; esto sucede, por ejemplo, con los incentivos que suelen recibirse por parte de los empleadores para hacer trabajo desde casa, dejando en manos del trabajador organizar su propio tiempo con la condición de cumplir con fechas de entrega, lo que pone a las personas en una posición en la que ya no es necesario sólo organizar el tiempo dedicado a las tareas fijadas en la escuela o el trabajo, sino también organizar el tiempo dedicado al descanso, que es muchas veces menospreciado.

De manera curiosa, sin embargo, una encuesta conducida en Estados Unidos con 2,000 empleados pertenecientes a distintas industrias encontró que en tanto más joven es un trabajador, mayor es su probabilidad de desaprovechar el tiempo de las horas dedicadas al trabajo (Sathl, 2016): en tanto sólo el 32% los empleados nacidos hasta mediados de la década de 1960 suelen desperdiciar más de un hora de trabajo al día, el 60% de los empleados nacidos en las décadas de 1980 y hasta mediados de la década de 1990 que reportó desperdiciar más de una hora y hasta tres horas del horario laboral (ib.). La principal fuente de distracción que conduce al desperdicio de tiempo es el acceso al celular (ib.), por lo que no solamente es de esperar que la tendencia a un mayor desperdicio del tiempo de trabajo siga aumentando con generaciones futuras, sino que además con este dato se hace evidente la necesidad cada vez más urgente de optimizar los tiempos diarios para obtener de ellos la mayor productividad, ya que, como se ve, aunque la vida moderna en efecto suele relacionarse con un ritmo más acelerado que hace décadas, es también la búsqueda de una distracción fuera de ese ritmo acelerado lo que fomenta que las personas posterguen sus actividades planeadas y queden atrapadas en ciclos poco saludables de tareas pendientes y falta de tiempo.

Así, aquí presentamos algunos consejos destinados a propiciar que se pueda aumentar la productividad personal por medio de una organización efectiva del tiempo diario.

1. Identificar las horas del día donde se tiene más energía. Antes de organizar propiamente las actividades habituales a las que debe dedicarse el día, un paso muy útil es identificar en qué momento del día es que se siente una cantidad mayor de energía (Fielding, 2024). Ya que cada persona tiene un conjunto distinto de conductas derivadas de su preferencia de sueño (lo que en inglés se conoce como chronotype, que ayuda a definir, por ejemplo, por qué hay personas que se sienten más cómodas trabajando por la mañana mientras otras prefieren hacerlo por la noche, y por qué algunas otras suelen sentir una disminución de energía al acercarse el mediodía o la hora de comer; Imber, 2021), determinar a partir de qué hora del día y aproximadamente por cuánto tiempo suele sentir cada uno el mayor pico de energía es de gran ayuda para reestructurar las actividades planeadas y rutinarias, de manera que las tareas más demandantes física o mentalmente puedan destinarse a estos puntos energéticos altos en los que se tiende a estar más alerta (ib.). Al dedicar las tareas más complejas a los períodos óptimos, dichas tareas pueden completarse en tiempos más cortos, y de esa forma el resto del tiempo del día puede estar concentrado en actividades más repetitivas y sencillas.

2. Planificar las actividades del día por adelantado. Debido a que las tareas asignadas en la escuela o el trabajo, así como sus fechas de entrega, pueden ser muy distintas de una semana a otra o de un mes a otro, un factor que puede facilitar mantener un ritmo efectivo de trabajo en esas tareas es planificar por adelantado las actividades individuales necesarias para completarlas (Barker, 2014). Para hacerlo, una buena estrategia es dedicar una cantidad suficiente de tiempo de manera regular a revisar los pendientes de un período concreto y asignarles un horario bien definido; por ejemplo, puede dedicarse media hora al comienzo de cada semana para asignar horarios de todos los días de la semana a las actividades que se espera completar (ib.), procurando apegarse a expectativas realistas del manejo del tiempo de acuerdo con la dificultad de las actividades por desarrollar. Así, aunque es importante llevar una lista de las tareas por hacer, en realidad lo ideal es centrar la atención no en la lista de pendientes en sí, sino en la necesidad de asignarles horarios concretos e incluso un orden de prioridad, ya que, de otra manera, limitarse a visualizar todo lo que se espera hacer en un día determinado sin pensar de forma realista en cómo organizar el tiempo para realizarlo puede ser contraproducente, conduciendo a sentirse abrumado aun antes de iniciar con dichas actividades (Barker, 2014; Imber, 2021). En este sentido, el solo hecho de dedicar tiempo a la planeación de la semana es un paso a favor de la construcción de una rutina efectiva de aprovechamiento del tiempo (Fielding, 2024).

2. Descansar. Aunque el principal objetivo de construir un plan organizacional que permita aumentar la productividad es hacer coincidir las acciones individuales en el corto plazo con las metas y tareas de mediano y largo plazo, es natural e inevitable que lleguen momentos en que, en medio de una actividad, se presenten, por distintas circunstancias, dificultades para concentrarse o bajones de ánimo que obstaculicen completar la actividad en el período asignado o de la manera en que fue planeada originalmente: es así como se puede asumir que se está trabajando aunque en realidad la productividad declina de forma significativa o desaparece por completo (Fielding, 2024). Para evitar los bloqueos de productividad asociados con la sensación de fatiga es útil planificar los tiempos de descanso de la misma manera en que se planifican las tareas (Barker, 2014); para hacerlo, puede fijarse una hora del día a partir de la cual ya no dedicar tiempo a ningún tipo de tarea, sino sólo al descanso o al entretenimiento, y una vez que dicha hora está fijada, comenzar a asignar las tareas del día con el límite de tiempo designado en mente (ib.). Se ha observado científicamente que cualquier acción que dé a las personas una sensación de control mayor sobre una situación reduce la cantidad de estrés experimentada a raíz de dicha situación, así que, incluso si esta planeación del descanso no puede ser respetada a diario de manera precisa debido a las cargas de trabajo, el solo conocimiento de que hay un límite al cual procurar apegarse puede reducir el estrés asociado con las tareas realizadas y, por tanto, favorecer un estado de ánimo óptimo para ser productivo (ib.). Con el mismo fin, cuando se detecta que el nivel de producción se reduce debido al cansancio o la fatiga, sin importar el momento del día, puede ser más benéfico, si las circunstancias lo permiten, retirarse del espacio de trabajo por un momento para caminar o comer algo para recuperar energía y concentración (Fielding, 2024).

4. Evaluar los avances. Cuando uno se enfrenta a tareas a realizarse en el mediano o largo plazo, puede ser fácil caer en la zona de confort de creer que la cantidad de tiempo de que se dispone es tan grande que uno comienza a abrir más espacios para distracciones injustificadas. Para prevenir estos episodios de desconcentración es útil implementar cualquier estrategia que ejerza alguna presión relacionada con el ritmo productivo llevado (por ejemplo, al pedirle a un amigo o un familiar que nos pregunte cada cierto tiempo cuánto hemos avanzado; Fielding, 2024), lo que permite evaluar con uno mismo qué tan bien se ha invertido el tiempo. Cuando no es posible solicitar que alguien nos pregunte con qué ritmo se avanza, basta incluso llevar algún registro escrito de las actividades a realizar para completar alguna tarea, donde se escriba también cuánto progreso se hace cada día con el fin de analizar cuáles son las dificultades habituales que pueden conducir a la distracción y cómo se pueden abordar para reducir su impacto en la productividad diaria (ib.), así como si hay algo en la manera de estructurar las tareas a lo largo del día que requiera una modificación.

Como se puede ver, aunque ciertamente qué tan productivas se sienten las personas de acuerdo con sus horarios y pendientes está relacionado de cerca con la cantidad de tiempo disponible por día, el ritmo productivo de cada uno puede estar muy influido también por el estado de ánimo y la planeación de cada día, y para intervenir en ambos factores existen herramientas prácticas y probadas.